Hoe organiseer je een duurzaam congres?

De Vereniging Interuniversitair Overleg Taalbeheersing (VIOT) koos in 2016 het thema Duurzame Taalbeheersing voor het VIOT-congres dat van 17 tot en met 19 januari 2018 in Groningen gehouden zal worden. De weg daarheen was soms nog even zoeken. Maar het resultaat is verrassend. Dit congres wordt duurzaam in de breedste zin van het woord én leidde tot de ontwikkeling van een app met een checklist over duurzaam congresseren.

Het congresthema werd voorgedragen door professor J.C.J.(John) Hoeks en zijn suggestie werd omarmd door de andere organisatoren. Tijdens een adviesgesprek werden ze door het Groningen Congres Bureau op gang geholpen met tips over duurzaam congresseren en geadviseerd om contact op te nemen met de Green Office van de Rijksuniversiteit Groningen voor meer tips. Een checklist over duurzaam congresseren zou handig zijn geweest, maar bleek nog niet voorhanden. Leander van der Wal van de Green Office ging samen met Hoeks aan de slag en ze ontwikkelden een app over duurzaam congresseren. In een later stadium kwam ook Margot Spee (GCB) in de werkgroep ‘Duurzaam congresseren’

Momenteel wordt de eerste versie van de app aangepast en deze kan elk moment verschijnen. Het wordt een soort checklist voor congresorganisatoren. Door middel van een aantal vragen kan er gecheckt worden hoe duurzaam de congresplannen zijn. Tijdens het beantwoorden van vragen wordt de gebruiker op ideeën gebracht en wellicht kan het congres daardoor duurzamer worden.

“Zoals we nu met ons milieu omgaan, kunnen we niet eindeloos volhouden”, vertelt Hoeks. “De grens is bereikt en het roer moet om. Er is inmiddels een steeds breder besef dat we anders moeten omgaan met onszelf, dieren en ons milieu. Het verminderen van de negatieve impact in de wereld gaat met kleine stapjes. We willen niet met een wijzende vinger zwaaien, maar onze bijdrage leveren door tijdens het VIOT-congres zo min mogelijk sporen achter te laten.”

Kan hij wat voorbeelden noemen van duurzame initiatieven bij het VIOT-congres in januari 2018? Hoeks: “Jazeker, we gebruiken bijvoorbeeld geen papieren programma’s, alles is te vinden in een app. We delen geen congrestassen en schrijfwaren uit en in plaats van plastic waterflesjes is er straks kraanwater in karaffen en watertappunten. We bieden verder standaard een vegetarisch menu aan met duurzame opties. Iemand die toch graag vlees wil, kan dat bij het inschrijven aangeven. We schenken fair trade koffie en thee en maken gebruik van centraal in de stad gelegen accommodaties. Iedereen kan lopend naar de congreslocaties, restaurants en hotels. Verder maken we deelnemers attent op hotels met een Green Key keurmerk en wordt het energiegebruik tijdens het congres deels gecompenseerd.”

De app over duurzaam congresseren verschijnt binnenkort in het Engels en Nederlands. Wie geïnteresseerd is, kan een emailadres sturen naar de Green Office, o.v.v. app duurzaam congresseren. Zodra de app verschijnt, wordt er een berichtje gestuurd.

Meer informatie:

  • Green Office, Leander van der Wal, email: greenoffice@rug.nl,
  • RUG / Fac. der Letteren / Comm. – & Informatiewetensch. , prof. dr. J.C.J. (John) Hoeks,
  • email: j.c.j.hoeks@rug.nl
  • Groningen Congres Bureau: Margot Spee, email: margot@gcb.nl
admin